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如何进行个人知识管理

Hugh — Sat, 29 Mar 2008 12:12:08 +0000

对于时间管理似乎自己有点入门，这段时间在思考的问题便是如何进行个人的知识管理。其实Hugh也不知道自己需要的是不是应该叫做知识管理，这个概念并不像时间管理那么清晰。为此还专门在网上看了一些知识管理的相关内容，不知道是自己本来就笨，还是不适应这种解释问题的方式，但是半天也没搞明白这个概念，于是姑且称之为个人知识管理好了。

今天与其说是介绍经验，更不如说是向大家请教，看看大家平时都怎么解决这个问题：我们经常需要学习不同的内容，除此之外还有很多我们喜欢或者关心的领域。就像Hugh现在的学习一样，数学里面的概率统计，随机过程等等，金融里面刚开始接触的衍生物什么的，还有自己关心的网络等方面的内容，东西多了之后总喜欢记笔记或者摘抄引用，并希望以此来开始建立自己需要的一个知识体系，从而更好的实现知识的收集以及消化吸收。

想了这么多先从工具开始吧，当然管理这些凌乱的知识也需要很多的方法以及技巧，但是很多东西还没有想明白，不知道怎么写出来。另外，相信对于方法技巧之类的话题，还是在自己开始实践之后写出的东西更有建设性。下面这些工具只是Hugh能想到的，同时也有一些自己的评价，不知道大家怎么看待这些工具。首先，Hugh个人信奉的一个原则就是，与其浪费时间在工具挑选上，不如找到一个差不多的尽快开始。

1.利用博客进行知识管理

这是Hugh最先能够想到的工具，相信很多朋友在首先尝试的博客的时候，部分是拿来写些所谓的心情日记，也有部分是用来记录自己学到的知识，或者是在网上看到的技术性文章。这也是Hugh最早开始写博客的目的。尽管博客用来管理知识有它的可行性，比如入门非常简单，可以利用分类，标签甚至相关文章这一类的方式来使知识更好的形成体系，并且借助于搜索功能来完善这个体系。但是时间久了就会发现博客用来进行知识管理，存在一些问题：

收集，记录的知识都是一些零碎的片段，就算利用分类以及标签，还是稍显杂乱，还是不利于管理，难于形成体系。
记录的知识东一块，西一块，不利于自己消化吸收以及再学习，更多的只是遇到了相同的问题，再跑去找自己的那篇文章，并没有真正变成自己的东西。
可能自己偏爱将东西整理成那种整齐，有规律的样子，可能有些所谓的强迫症在里面。

2.利用wiki进行知识管理

wiki和blog同样都是现在比较流行的东西，至少在Hugh个人看来是这个样子的。对于wiki，我们可以选择的种类也有很多，比如，

使用网站提供的wiki服务，比如PBwiki
利用开源软件自己架设wiki，比如MediaWiki
离线的一些wiki化的工具，比如WikidPad

wiki用来进行知识管理是Hugh个人比较喜欢的，整体效果很好，可以很好的建立自己的知识体系。同时wiki本来就适用于知识的共享，既可以分享给别人，也可以让其他的朋友来一起帮助你，何乐而不为呢？有的朋友不喜欢使用wiki，可能是因为编辑时的语法问题，这可能是一个门槛，不如blog那样来的方便。

另外，在线的工具和离线的工具各有优势：在线的工具可以让我们随时随地访问，更新自己的知识库，但是编辑上有些麻烦，需要上网，需要浏览器；离线的工具在编辑上更加方便，只不过你需要随身携带自己的电脑。

Hugh现在的打算是采用Dokuwiki，文本存储，架设方便，可以输入数学公式，编辑语法简单，权限管理完整，暂时来讲对于个人使用非常适合。同时与之相配套的便是vim的一个插件DokuVimki，利用dokuwiki提供的XMLRPC远程编辑dokuwiki，这既满足了在线wiki的随时访问，又满足了自己对于vim的偏爱，其实我连写Blog都是用vimblog这个插件，呵呵，一点小问题就是对中文的支持不太好，所以这个wiki已经打算用英文来写了。

3.利用书签进行知识管理

相信不少朋友利用书签来管理自己认为有用的内容，当然了这个书签包括浏览器自己的bookmark，也包括像del.icio.us这样类似的社会化书签工具。不可否认这样的管理方式有着它方便快捷的一面，但是当你收藏的页面逐渐增多时，管理的麻烦可不是线性增长这么简单的。想想看下面这些问题：

尽管有tag的存在，合理并且有节制的使用tag是个问题，分类也是如此，Hugh没有想好这个问题，不知道大家是怎么解决的？
页面增多了以后，查找一些相应内容也变得困难，所有的文章各自为战，尽管有tag相连，可是不同的文章之间没有链接存在。
如果你收藏页面所在的网站出了问题，那么你收藏的知识变一去不复返了，很可怕是吗？

优势自然不言而喻，你可以通过tag找到很多其他的相关内容，所以你所获取知识的难度也就降低了，自己可以在短时间之内找到很多相关的内容。除此之外也许还有好多，但是Hugh更偏向于将书签作为一个辅助工具，也打算将使用书签详细的来写写。

4.利用其他工具进行知识管理

其他工具这个范畴就已经很大了，各种的在线工具，离线工具都有，有这样几个Hugh能够想到的工具可以应用于个人知识管理：

使用StumbleUpon，尽管很早就有朋友给Hugh推荐过这个工具条，应该说还是有不错的效果的，只是自己从来没有很好的利用起来过，只是印象里也有类似分类，标签之类的功能，以及相关内容的推荐。对了还有星级评分的功能，不知道有没有朋友用的比较多，说说看你的想法。
使用ScrapBook这个firefox的扩展，我们可以利用这个工具保存网页从而很容易的进行收集工作。另外搜索，编辑，管理功能都是不错的。Hugh也是刚刚开始尝试，没有更多的想法了。
使用Zotero这个强大的firefox扩展，这个扩展也许原本使用来收集整理研究资料的，尤其是参考文献，但是它同时提供了很多添加笔记，保存网页的功能，所以也是一个不错的选择。更详细的功能以及使用还在探索中，目前Hugh也多数用来进行参考文献，书籍的管理，以便在论文或者作业中添加regerence。
使用思维导图，或者说头脑风暴，就是利用MindManager或者Freemind这样的类似工具来进行管理，只是一个想法，不过觉得并不是那么可行。个人感觉思维导图还是应该作为一个辅助工具来使用比较合适。
最后能想到的还是一个firefox的扩展，也是很多朋友用来写博客的ScribeFire。因为看到GTDLife的DavidZou介绍的自己使用ScribeFire的一篇文章，应该说很有启发性。

自己已经很久没有更新文章了，光想事情不动手也不行啊，所以这次说的多了点。写了半天，思路乱得很，希望大家能够说说你们的看法。Hugh个人的看法是，我们需要一系列工具的组合，但是同时我们必须选择一个最终的去处，Hugh选择的就是wiki，我们可以用多种工具来收集你所需要的东西，但是应该将其汇总到一起去，你们说呢？

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何为真正的效率？

Hugh — Tue, 26 Feb 2008 14:11:32 +0000

关于GTD和时间管理，也看过不少的文章，可是自己却很少去思考。今天看到了这样一句话：”The philosophy under GTD is that true productivity should be measured not by number of planned objectives that are achieved, but by the number of intrinsically worthwhile results.“，也就是说在GTD的哲学当中，真正的效率并不是由预定目标的完成数目来衡量的，而是由本质上值得去做的事情的完成数目来衡量的。

看到这句话，Hugh想起了曾经自己思考过的问题：《时间管理的目的究竟是什么？》。看过上面的这段话，也有很多的事情值得我们去思考。比如说，什么才是本质上值得去做的事情(intrinsically worthwhile result)？它和那些预定目标(planned objectives)究竟有多大的差别呢？用它们当中的哪个去衡量效率又有什么不同呢？也许你还有其他的问题，不妨提出来大家讨论讨论。

首先，预定目标不一定是值得去做的事情，尽管多数都是值得去做的事情。按照GTD的哲学，我们需要把自己所想到的事情都记录下来，尽管我们去处理我们的这些想法，有些是需要执行的，有些是不需要的，但是依然会有一些并不值得去做的事情进入我们的下一步行动列表中去。另外，我们不得不思考的是：一件事情是否值得去做，对于不同的人来说有着各自的标准；一件事情如果不值得去做，是不是真的就不用去做了呢?

其次，值得去做的事情并不一定都是预先计划好的。如果我们仅仅因为一件值得去做事情并不在我们的计划当中，而将其忽视的话，那简直是太愚蠢了。而且，如果我们自己的时间管理系统不能够良好的应对这些突发的想法和事情的话，那么它无疑是一个非常糟糕的系统。更何况在我们的生活中，突发的事情比计划好的事情要多得多，在上网或者看书的过程中，我们的头脑风暴可能使得一系列的事情需要被记录下来。

真的是非常简单的关系，可是好像自己一下子又弄不明白了。举个非常简单的例子。周末你本来打算自己做点好吃的，犒劳一下自己，结果同学说请客去大饭店吃一顿，你什么都不用管，带着嘴去就行了，这种时候难道你还会坚持自己做饭的计划吗？相信多数人都会马上做出自己的决定，这种简单的决定无论你懂不懂GTD都是一样的。

可究竟什么是本质上值得去做的事情呢？这是非常根本的一个问题，不过我们不可能要求大家采用相同的标准来衡量生活中的事情。也许你认为刷碗做饭是值得去做的事情，我的想法可能恰恰相反。不过还是应该用个人的观点去考虑这个问题，比如一下这几类事情：

无论计划与否，遇到时你都会毫不犹豫的去做的事情。这种事情当中很多是值得去做的事情，除非你是个很冲动的家伙。就像Hugh在看论文或者读书的时候，遇到某个地方，发现自己需要学习相关的资料，会马上记录下来。不学怎么进步呢？
你不愿意去做的事情。很多时候我们不愿意去做一件事情，不是因为不值得去做，而是需要我们付出太多。比如锻炼，锻炼有益谁都知道，可是锻炼太累谁也都知道。
自己屡次放弃的事情。有想过自己放弃的真正原因是什么吗？屡次放弃恰恰说明了这是我们的弱点，需要我们去面对去改正。背单词的时候谁都知道前面几页最熟悉，后面什么都没看过，不就是这样的嘛！
自己梦想中的事情。我们无论如何应该去尝试一下，就像出国申请中的dream school，也许我们实力有限，但至少尝试一次，让自己不会感到遗憾。就像NYU和MIT，最终也没敢申请，遗憾！

还有很多的事情，如果我们停下来想想，真的是非常值得去做的事情，可是我们真正去做了多少呢？看看自己的to-do list，无论是完成了的，还是没有完成的，到底有多少是真正值得去做的事情呢！

关于衡量效率这个问题，Hugh记得曾经看过一篇以project的完成数目来衡量效率的文章，毕竟在GTD的基础上，如果我们把事情作为project来对待，那意味着它具有一定的重要性和复杂性，而单独的action就要差的很多，往往会出现不少琐碎的小事情。这和上面说到的并不矛盾，或许结合起来效果更好，其实更多的想法也需要我们去实践去总结。最后bless一下自己的申请，等待总是痛苦的。

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GTD初学者的四个错误和四条心得

Hugh — Sat, 29 Dec 2007 23:25:33 +0000

今天在褪墨的年终总结中，看到了一段关于GTD的文字，让自己想起了很多事情。其实自己开始尝试和了解GTD的时间基本和这个博客的年龄差不多，几个月而已。Hugh从来不会说自己是一个多么善于时间管理的人，因为实际上在这方面我糟糕得很；也正是因为自己糟糕的时间管理能力，才开始尝试了解并且使用GTD。经过了这么几个月的时间，很多方面还是做得不够，也经常会出现这样那样的问题。

这段文字其实很普通，是自己在褪墨上的一段评论，以及亚拉豪的一段评论，大家看过的没看过的不妨再看看：

－ZTD是我见过的最有价值的 GTD变体之一。不过就我的一些经验来看，ZTD最适合的人群并不是 GTD初学者。我一向认为，初学者应当认真按照 David Allen 原著里面的原则执行一段时间（至少两个月）。在这段时间里，初学者自己就已经能够根据自己的执行情况做出适合自己的改动了。当对 GTD的原则和方法都熟悉之后，再参考借鉴别人的 GTD变体，不断改良自己的系统，当可受益良多。如果一开始就按照 ZTD的原则执行的话，反倒容易将 GTD错误地简单化和仪式化，本末倒置了。－－－亚拉豪

－使用 GTD应该是这样的感觉，刚开始要严格按照 GTD的原则去做，使我们养成一个好的习惯。然后为了更好地发挥 GTD的功效，我们就应该根据自己遇到的问题，来尝试修改 GTD，实现 GTD的个人化。毕竟每个人的 GTD系统都不可能完全适用于另外一个人。－－－Hugh

像Hugh这样，写这些关于个人发展和时间管理话题的博客，本人并不一定就做得很好，但是我只是在试着变得更好，分享出来的东西并不仅仅是希望能够帮助大家，更希望的是通过这种方式和大家有所交流，能从大家那里得到帮助。因为自己也是一个GTD的初学者，这次就以一个并不成功的初学者的身份和大家分享一些使用GTD的经历。

自己使用GTD的一些错误

1、GTD会自动生效。也许非常的幼稚，不过Hugh开始真的认为只要自己开始学习GTD，使用GTD，生活就会变得更有效率，就会完成更多的事情。不过事实上，如果我们自己不去做，不去努力，就算有Super GTD我们也是一事无成，我们的生活还会像原来那样。重要的不是GTD到底有多好，所以我们一定要明白，GTD是好的，但是要GTD发挥它的作用，我们必须坚持按照GTD去做，让它真正的进入我们的生活。

2、GTD包治百病。在看过许许多多介绍GTD的文章之后，相信很多盲目的初学者，像Hugh一样，都会觉得GTD真的很强大。是的，GTD很好，很强大！不过还没有强大到那种无所不能的地步。如果我们很好的执行GTD，那么我们的生活和工作都会更加的充实而有效。但是有些事情是我们改变不了的：一天只有24个小时，除去我们正常吃饭休息的时间也不会有太大的变化，所以我们能完成的事情也是有限的。原本需要两个小时的事情，不会因为GTD的出现在一个小时内便可以完成。因此，无论做什么计划，我们要理智的按照事情真实的情况去规划，GTD不是狗皮膏药！

3、GTD有捷径存在。刚开始接触GTD的朋友，都会觉得这个东西也太复杂了，看过那个流程图的人一定都会这么说，如果你尝试使用过Thinkingrock一定也会发出这样的感叹。而与此同时有很多的文章都会在介绍简化GTD，最典型的便是ZTD，一个非常优秀的变体。但是，就像上面亚拉豪和Hugh的文字中所说的那样，作为初学者，不应该去考虑GTD的捷径，去考虑简化自己的GTD系统。在学习新事物时，一定需要复杂到简单的过程，在我们能够复杂到对GTD的哲学了如指掌之前，我们应该将其复杂化并且坚持住。

4、一天不执行GTD也没什么。这个想法非常普遍，Hugh也曾经有过这样的想法。但是事实证明，如果一天你不把自己的想法放进inbox，不去清空自己的inbox，不去进行当天的review，可能当天一切都正常。随着时间的推移，第二天，第三天，你的inbox可能堆积的越来越厉害，你可能有很多的事情已经一团糟，而这个时候如果你把错误归咎于自己，那么你至少是理智的，有些人会直接归咎于GTD。最直接的后果就是你放弃了GTD。

自己使用GTD的一些心得

1、尽可能的减少inbox的数量。纸质的随身工具，email的收件箱，firefox的Read It Later插件，以及thinkingrock的收集，这些是Hugh现在使用的东西。随身工具便于随时记录一些想法，email基本是阅读后便处理了，Read It Later里面的内容进行阅读后筛选进入笔记或者美味书签。Thinkingrock是最终的inbox，所有的事情都会进入那里。似乎还是有些多，以后继续改进。

2、合理的使用Context以及Topic。了解GTD的朋友一定熟悉这两个词汇，使用thinkingrock的朋友也不会陌生。更合理的添加对应事件的topic以及context有助于我们更好的进行next action的选择，至少Hugh自己是这么觉得，在特定的context下面只需要过滤出该context下的next actions就可以了，可以更清楚明白的选择下一步我们要做的事情。

3、合理使用优先级功能。GTD当中没有强调优先级，但是使用优先级，也会达到上面的作用：有助于我们更好更快的找出我们的next action。Thingkingrock当中的优先级功能还是非常不错的，通过优先级，所需时间，所需精力进行优先级的标注。只要我们合理的添加这些项目，在我们需要寻找next action的时候，我们便可以根据我们当前可以利用的时间，我们的身体状况选择我们所可以完成的事情。

4、建立每天的Today List。无论是找出每天的最重要的事情，还是GTDLife提出的Boss项目，都是类似的概念，可以让我们更好的完成那些重要的事情。Hugh的个人做法也是如此，对于每一天所需要完成的事情会专门列出一个list，也就是所谓的today list。然后把精力首先放在这上面，尽可能的把这上面的事情先完成。这种做法很大程度上避免了一种现象：我们感觉自己很忙，可是我们真正完成的有用的事情却很少，简单的说busy without productivity.

写了很长的文字，其实一共只有8条内容，都是Hugh自己在尝试GTD这段时间中的一些教训和体会，希望会对大家有所启发，至少不去犯Hugh曾经犯过的这些错误。当然，Hugh也很喜欢能够看到大家的体会或者意见，帮助Hugh进行提高，因为我也是一个初学者。

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时间管理的思考：生产率意味着收获吗？

Hugh — Fri, 09 Nov 2007 07:47:58 +0000

刚刚从挪威回来，继续我自己对时间管理的一些思考。上一次我提到了时间管理的目的，通过时间管理我们是希望完成更多的事情还是得到更多的收获呢？

我们在时间管理中经常提到的一个概念就是productivity, 翻译成中文也就是生产率，生产力，相信这个概念不难理解。我们之所以经常提到这个概念，因为我们相信productivity对于成功是非常重要的，这种重要既不是充分条件，也不是必要条件。因为我们看到很多人，他们也许有所成就，可是他们的生活似乎杂乱无章，总是把事情拖到非做不可的时候才动手；我们也看到有所成就的人，他们总是保持生活工作的条理性、规律性。也许对于不同的人他们所喜欢和适合的生活方式有所不同，所以有人喜欢时间管理，有人则按照自己的性子来。

我们不得不承认，productivity并不能保证成功，但是它也许能够帮助我们减少不必要的压力。说到这里我就想起sofish曾经给我的留言，“有计划，有目标，没规律生活”，这就是我曾经的生活方式，也许很多人都是这样。我不想那样，因为我发现，在我忽略掉很多我认为无足轻重的事情时，很多重要的事情也被我忘记了。所以我决定让自己的生活更加的有规律性，于是开始接触时间管理，认识gtd。然而，我一直相信，有了目标，并且在你丧失了最初的那份激情时，仍然能够为之奋斗，就能够成功。

时间管理，确实可以帮助我们把我们需要解决的任何细小的事情记录下来，写入我们的日程表，使得我们可以专心的做每件事情，而不必担心任何事情被我们遗忘掉。在开始时间管理的时候，我曾天真的以为，当我开始尝试gtd，当我开始使用自己的to-do list，日程表时，所有的事情就会自然而然的被完成，我可以像我希望的那样有所成就。可是，在经历了一段时间之后，我发现这一切没有那么简单。

要完成一件事情我们是需要付出努力的，毕竟事情不会自己就完成了。因此，无论你是否采用了什么时间管理的办法，你希望自己的英语水平能够长进，你希望自己能够学好一门计算机语言，如果没有行动，一切都是空谈。也许有人会说，有了gtd，我们就可以让自己有所行动，也就是actions，而且会让自己总会事情可以做，因为总是有着很多的actions在等着我们去完成。真的是这样吗？这好像又回到了上次我提到的问题。

完成更多的事情就意味着我们收获了更多的东西吗？不是的，通过时间管理，我们也许可以提高productivity，但是这只是保证了我们完成更多的事情，并不真正意味着我们能够得到更多，成就更多。就象我们实施gtd的过程中，我们仿佛让自己置于一个无穷的任务循环当中，总是有action在等待着我们。但是那些对于我们真正有意义的project，又有多少真正完成了呢？

其实这种情况也很容易理解，每个人在看到自己的to-do list中有一项被划掉的时候都会有种愉悦感，满足感，而且我们会很喜欢享受那种感觉，所以我喜欢完成一件事情。当然完成一个小小的action比一件大的project要容易的多，也许只是几十分钟活着几个小时就可以完成，但是一个project也许需要我们花上几天的时间，得到的只是部分的完成。当然，我们已经把project分解成小的action，这正是我喜欢gtd的地方，可以让我们通过完成小的部分来积累成最后的成功。不过在前面的这种对比之下，我们总会在潜意识里面，选择那些相对容易，却又琐碎毫无意义的事情去完成，所以我们忙于完成一件件的事情，却收获了很少，因为这很多的事情本没有多少价值。

似乎我们面对这样的问题：如何保证自己那些真正有用的project能够完成？我自己也在想这个事情，我的action list里面我所真正希望完成的事情倒真没有多少真正完成了。我在思考的同时，也在很多国外的博客上面寻找他们的解决办法。如果你有什么样的想法，建议或者意见，whatever，希望能够一起分享！

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为学生准备的GTD系统-GTDCS介绍之二

Hugh — Thu, 04 Oct 2007 19:20:33 +0000

前几天我写了一篇介绍GTDCS的文章，如果你第一次看到GTDCS这个概念的话，或者您忘记了上次说过些什么，可以去看一下前面的那篇文章。上次讲到了回顾过程当中的每日回顾，今天继续。

每周回顾

和传统的GTD一样，每周我们需要检查我们的GTDCS系统。如果我们的脑中还有一些材料(stuff)没有整理出来，堆积了很多没有实施的行动，或者收集箱里面还有很多事情有待处理，那么我们现在就需要处理所有的事情，把事情从你的脑中清理出来，使得自己更加专心的投入到新的行动中去。同样我们需要查看我们的下一步行动列表，并且添加，删除，清理其中的某些事项。当然，我们还需要回顾我们的project列表。对于那些还需要继续进行的project，我们应该添加合适的下一步行动。所以，这个时候可以让你清楚的看到整套系统还有什么缺陷，并且能够让再次熟悉那些即将发生的重要的行动，这是非常必要的。

不过我们还是要针对我们学生的生活方式对于GTD系统进行某些改变，使它能够更好地处理学生所需要处理的问题。首先，我们要解决这样一个问题，什么时候进行每周回顾？我觉得，最好的时间就是每周日的早上。把自己从床上拖起来，吃完早饭，你就可以精神抖擞的进行每周的回顾了，如果必要的话，你可以喝杯茶或者咖啡，使你更加精力充沛。我之所以选择周日早上是因为，周日一般来说一定空闲，同时早上你的精力更加充沛，这样你可以更好的完成这个非常重要的每周回顾，为即将开始的新的一周做好准备。

但是这样也许会产生一个很复杂的问题： 我们应该如何处理我们每周的作业呢？在传统的GTD当中，课堂作业会被当做是project来处理。当然这是因为我们通常需要几个行动才能完成课堂作业，比如说做前一半的题目，和你的groupmate来探讨问题，漂亮的打印或者手写作业等等。不过这种当做project来处理的方式，对于学生来说往往不够。首先，我们把project的第一个行动放入了下一步行动列表，但是这并不能保证在我们长长的下一步行动列表当中，我们可以时常提醒自己还有这个行动没有被及时的实施。这就破坏了我们的初衷-能够完整的捕获我们需要做的工作。其次，每周仅仅是一项行动对于课堂作业这个project来说是不够的，我们需要所有相关的行动在几天的时间内都可以被实施，于是，我们就引入了接下来的这个以学生为中心的附加内容：

Project：每周作业

把“每周作业”作为一个长期的project放入你的project列表当中。这就像是一个标识，可以在每个周日进行每周回顾的时候提醒你：你需要处理下周即将上交的作业。我们再次详细的解释一下整个的步骤：

将这周布置的作业列出一个表，其中包括一般的作业（阅读、答题等），还有象准备考试、撰写论文等。
把每一项作业内容分成几个行动来完成，每个行动不要超过1至2小时。
对于每一项行动设定一个下周以内的截止时间。在你做这件事情的时候一定要好好考虑，如果某一天已经很忙了，那么不要将太多的行动放在那天。现在你的作业已经变成了一个个有特定时间限制的行动了，那么你只需要严格按照GTD的方法步骤，在你的日程表上面添加在对应的日期里就可以了。

当你把每周的作业任务变成了一系列有特定时间限制的行动时，这些任务就不会在你长长的下一步行动列表当中被你遗忘了。另外，当你提前安排下一周的任务时，你可以更好的来调配自己的时间，不会到了某个deadline才发现自己什么都还没做，使得某一天堆满了需要完成的任务。

对于那些时间跨度比较长的作业，比如说这个学期的一篇论文，肯定需要超过一周的时间来完成，那么你就把它当做是传统的project来对待就可以了，这样你可以有规律的来完成这个任务。不过在交作业前的一周，你也可以把它当做“每周作业”这样一个特别的project来处理。

学期回顾

在GTD当中，你需要每年的时间做一次到两次的整体回顾。那么在GTDCS当中，我们选择每个新的学期开始的时候作为一个理想的时间来进行这样的回顾。这样我们既可以很好的总结过去的一个学期的经验教训，更好地改善我们的GTDCS系统，同时我们也可以对新的学期有一个合理的安排，包括，课程，实习，打工等等。

总结

许多的学生在自己的生活中，不得不接二连三的改变自己的任务或者deadline，我们的学习生活经常缺乏计划性和规律性，这样就会出现到了即将交论文的时候疯狂赶制，就连毕业论文也是如此；到了考试的前一天，走廊里到处是通宵复习的兄弟。这样最可怕的便是在整个学期的很长时间里面，我们经常会冒出一个念头：我现在该学习吗？其实有不少的任务需要我们去完成，也有很多的时间本来是用来休息的，但是当学习生活缺乏了计划之后，我们把所有的时间混在一起，混乱的不仅仅是时间，更是我们的大脑。这样无形之中的消耗是很大的，我们经常会觉得身心疲惫，想玩又玩不起来，想学也学不起来，时间就在这一分一秒中流逝了。

GTDCS强调的是放松。在你醒来的时候，考虑你今天需要做些什么，制定出一个计划，按照计划执行就是了。在你的“工作时间”里面，你应该去学习；在其他时间里面，你就可以放松，电影还是游戏都无所谓。当出现新的任务的时候，你应该马上将这些任务收集并且处理。

我相信多数的学生都有这样的感觉，每个学期开始的几天都是最棒的时间，为什么？因为我们还没有什么任务，可以选择自己喜欢的时间，喜欢的方式去放松，去学习，没有任何压力，这种感觉真的很爽！如果你希望你的每一天都能够象这几天一样的话，开始尝试着去管理你的时间，了解GTD，了解GTDCS，这对你绝对是有帮助的！

ps: GTDCS这是一个优化的GTD系统，你也可以有适合你自己的优化的GTD系统。当然，如果你对GTDCS还有什么新的想法可以进一步修改，这个优化的GTDCS系统更多的是抛出一块砖，希望能够从大家那里引出更多的玉。我期待你的留言，与大家一起分享你对作为一名学生来实施GTD的经验和建议。

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我个人对于GTD的知识很多都是从这里学来的，希望也会对大家有所帮助。

原文介绍： Getting Things Done for College Students: The Full System

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为学生准备的GTD系统-GTDCS介绍之一

Hugh — Tue, 02 Oct 2007 13:28:28 +0000

接触了很长时间的GTD，也从很多博客上面学到了不少东西。可是GTD系统是一个很庞大的东西，也许有些东西不适合我们，我们就需要根据自己的生活情况进行一些简单的调整。我想尤其是对于学生，或者说主要是大学生来说，让自己的学习生活更加富有条理性是很重要的，可是我们的生活内容也有其特别的地方，所以一套专门为学生准备的GTD系统可能更加有效。好了，说了这么长的废话，那么现在就隆重推出这个专门为学生改良优化过的的GTD系统──GTDCS(Getting Things Done for College Students)。阅读下面的内容不需要你对GTD有多少了解，但是可能会有助于你理解整个原理。

工具

工欲善其事，必先利其器。所以我们应该先了解一下实行GTDCS我们所需要的东西：

三个收集箱：电子邮件收件箱，一个实体收集箱（整理盒或者其他），你可以随身携带的笔记本（或者其他你所喜欢的电子产品，纸质产品）
日程表
Next action列表
Project列表
文件整理工具

对于2,3,4，可以通过很多电脑上面的软件来实现，比如Outlook或者iCal。对于5，一个简单的塑料整理盒，以及可以分类的文件夹就已经足够了。

收集

在GTDCS当中，和GTD一样，当新的事情(stuff)出现的时候，我们需要马上把它放入我们的三个收集箱之一。我们需要描述清楚在当前的情况下我们需要做的事情是什么。这其中包括了小的差事（去图书馆还书），即将面对的截止日期（下周的考试），脑袋里突然萌发的想法（组成一个校园乐队）。不要把工作和你的个人生活区别开来，所有的事情都是一样，我们需要把它们从大脑中整理出来。

对于邮件收集来说，你的电子邮件收件箱已经自动帮你完成了这份工作了。而你的实体收集箱可以用来收集象信件，需要阅读的文章，或者需要妥善保管的文件表格一类的东西。你的随身笔记本可以用来记录当你不在书桌附近时，脑中出现的任何想法，比如说课堂上布置的作业，同学临时通知你改变的讨论时间等等。

处理

在GTDCS当中，对于收集箱中的事项的处理和GTD当中几乎是一样的；唯一的不同在于我们忽略了某些选项（比如说委托给别人(delegate)，或者更复杂的备忘录(Ticker)，这些和学生的关系并不是很大）。具体的来说，当你处理某个收集箱种的一条事项的时候，遵循下面的步骤：

决定这件事情是否需要做，如果不需要就马上丢弃，或者如果你需要继续做的话，那么把它归档。
判断这个事情所需要采取的行动(action), 如果你需要很多行动的话，那么找出你需要实施的第一个行动，然后将这件事请当做project放入你的project列表当中。如果这个行动可以在两分钟之类完成，那么马上完成。
如果这个行动有一个截止日期的话，那么把这个日期记录在你的日程表里面。
把这个行动放入你的下一步行动(Next Action)列表。

回顾

在GTDCS中，回顾所有的stuff也是需要三个阶段：每日回顾，每周回顾和整体回顾。我们来看看在这三个不同的阶段当中GTDCS和GTD的区别在哪里：

每日回顾

每天我们需要处理收集箱里面的事项，回顾日程表上面有相关时间的任务，浏览你的下一步行动列表，以及找到你需要做出的行动。每天对于这些内容的更新是保证我们的整套系统有效的必要手段。

学生和工作中的人的一个很大的区别就是，对于学生来说没有所谓的规定好的工作日。所以我们可以利用每日回顾，将我们每天当中的一段时间指定为我们的“工作时间”。在这段时间当中，我们需要遵循GTD系统的过程来帮助我们决定我们需要完成的行动。具体的来说就是下面的步骤：

查看你的日程表，查看那些有特定时间限制的行动。如果有的话，先把这些行动完成。
如果没有，就查看你的下一步行动列表找出一件事情开始行动。

我们应当把这个“工作时间”当成工作日一样来对待，除了工作之外什么都不要干。这样做的回报就是在这一天的其他时间你可以做其他你想做的任何事情了，可以完完全全的解放出来。

那么我们需要指定多长的时间作为自己的“工作时间”呢？一般的原则是把你需要完成那些有特定时间限制的行动加起来，然后在加上一个小时的时间就可以了。多出来的一个小时，主要是以备有什么特殊情况发生，你也可以利用这一个小时的时间来处理你的下一步行动列表，进行一些回顾。但是，如果在你的日程表上面没有这种特定时间的行动，那么说明你有个很轻松的一天。这就是学生生活比工作要好的多的地方。还有一些情况，有的时候可能会有一大堆事情的截止日期挤到了一起，那么你可能会发现你所有醒着的时间都会成为”工作时间“，这就是学生生活有时候很糟的地方，屋漏偏逢连夜雨！这个时候，你需要分配好时间，你什么时候工作，什么时候休息都要分配好。这样你才可以更加精力充沛，充满效率，毫无担忧的工作。根据我的经验来说，将休息时间和学习时间严格分离开来是避免学习压力的必要的条件，否则你在休息的时候可能会觉得内疚，自责，甚至看到别的同学在学习你会觉得自己怎么可以这样堕落！

一旦你决定了你的”工作时间“是多少之后，你必须决定你应该用那段时间来作为自己的工作时间。其实这个步骤也很简单：

把你一天醒着的时间做一个列表。
划掉那些你吃饭，上课，会议，讨论等的时间段。
把剩下的你可以利用的时间标识成”工作时间“。从早上到晚上，直到你标识的时间综合已经达到了你需要的时间为止。

这样就会使得你一天的时间都挤在了一起，象很多人做计划时一样，会导致你不停的在不同的事情当中奔波，这样往往会影响你的工作效率和积极性。那么适当调整这个时间安排，在大概每50分钟之后留出点休息时间，或者其他的办法都不错。而且有人会喜欢把所有的事情都放在晚上去做，可是我并不认为这样做很好，我始终觉得人在白天的精力更加充沛，所以效率也会高一些。而且你并不象你想像的那样在晚上有那么多的时间，毕竟在晚上更容易走神，疲劳，也就无形中减少了你真正利用起来的时间。所以在你选择自己的工作时间的时候，一定要从早上开始安排，晚上是用来休息的，不要把晚上的时间都放在书桌胖旁，图书馆。

（未完待续）

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古道视野上GTD时间管理系列文章

我个人对于GTD的知识很多都是从这里学来的，希望也会对大家有所帮助，在后面的文章我会继续介绍关于GTDCS中的回顾部分。

原文介绍： Getting Things Done for College Students: The Full System

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