杂乱的书桌

时间管理毫无疑问是Hugh比较关注的一个方面，无论是平时的阅读还是自己的思考，很多都是和时间管理相关的内容。看到文章的标题，大家也明白了，Hugh准备写一些关于时间管理的文章，当然不是连载，只是把自己学到的想到的，以及需要请教大家的事情写出来。Hugh也知道很多朋友对时间管理或者GTD并不是持赞成态度，对于这个问题，Hugh倒是觉得无所谓，对立的东西总是会存在的，有赞成就会有反对。Hugh写这些文章的原因只是因为自己在时间管理方面做得很差，正在学习，并且认为有很多朋友也在学习，希望自己学到的东西能够对这些朋友有些用处。

邮件，在Hugh个人看来，已经成为自己生活中很重要的一个环节。我们每天有很多的知识，信息，金钱，联系都是通过邮件来实现的，只是在邮件的重要性增加的同时，它也逐渐成为生活中主要的时间杀手之一。所以，Hugh所希望的事情便是，既能妥善的处理收到的每一封邮件，获得我们应该获得的信息，同时也能尽可能的减少花费在处理电子邮件上的时间，避免电子邮件对于正常学习和工作的干扰。下面的这些便是Hugh平时学习到和采用的一些方式，希望大家能够提出你们平时处理邮件的方式。

1. 将邮件处理作为日程的一部分。处理邮件经常会破坏工作和学习时的思路，就像Hugh以前每每看到邮件出现的时候，都会马上去回复，甚至觉得这样很有效，因为不会产生邮件的堆积。就像很多朋友都提到过的，我们应该在每天定时处理邮件，可能一天两次或者三次。Hugh选择在中午和晚上分别处理一次邮件，每次的处理时间基本上在15分钟以内，毕竟自己的邮件数量还没有到达那么恐怖的程度。具体的次数和时间还是要看自己的日程安排，Hugh每次都看到系主任在周五的下午处理邮件，不知道其他时间他是否也处理邮件，总之按照你的工作习惯，学习习惯，将邮件处理写入到自己的日程表当中，成为一种习惯。
2. 选择合适的邮件工具。找到一个适合自己的邮件工具，无疑可以给处理邮件带来很多的方便。以前在Windows下一直用foxmail，后来用过thunderbird，现在一直使用kmail，主要是看中了它和Kontact的集成十分方便。Hugh可以直接通过拖拽建立新的to－do条目，添加新的联系人，其他的标记，过滤，spam功能都不错，所以一直在使用。其实我相信很多使用firefox的朋友都会使用thunderbird，一句话，适合自己的才是最好的。
3. 减少邮箱的数目。Hugh看到过有些朋友建议对于不同的用途，采用不同的电子邮箱。不过Hugh在GTD的学习过程中，觉得真的应该减少邮箱的数量，否则会导致处理工作更加麻烦。其实考虑到不同的用处，完全可以通过tag以及filter，建立文件夹的方式来实现，相信使用gmail的朋友会了解并且在使用这两个功能。Hugh目前只有两个邮箱，一个便是大家可以在联系方式中找到的,另一个是学校的邮箱，不过最近也通过学校的forward功能，全部转到gmail中来了。
4. 尽量不在打开电脑时检查邮件。以前最主要的习惯便是早上打开电脑之后马上检查邮件，在看过一些文章之后，也思考了这个问题，有没有必要控制这件事情还是看个人喜好。不过就像我们知道的，一日之计在于晨，所以早上这些最主要的时间应该用来做一些其他的工作。Hugh现在开始尝试早起，并且在起来之后用一个小时的时间来进行阅读The New York Times，最近几天都是大选的消息，呵呵：）也正是因为担心一些事情被耽误，所以在中午进行一次的邮件处理，这个建议大家参考即可。
5. 尽量不去设置邮件提醒。很多以前觉得有道理的事情，现在看来并不是象我们想象的那么好。就像邮件提醒这个功能，更像是给没有查看邮件的人提供的。如果你能够每天定时查看自己的邮件，那么你大可不必设置邮件提醒功能。无论是beep或者好听的声音，或者屏幕上出现New Mail，都会分散注意力，去想想邮件中会有什么呢？好奇心不可避免，当然不排除部分注意力超级集中的神人，还是不要设置的好。
6. 阅读邮件之后马上处理邮件。处理邮件的过程中，使用GTD当中倡导的“两分钟原则”确实十分不错。收件箱还是GTD当中的一个inbox，所以我们只要保证邮件当中的信息已经被我们获得了便可。如果需要回复的邮件，马上回复；如果是含有链接的邮件，使用收藏夹或者其他工具保存有用的链接，或者其他工具保存其中的信息；总是无论是回复，删除还是其他处理方式，我们应该马上进行。
7. 利用收藏夹来处理邮件中的链接。Hugh一直在使用Google Alert获得一些网上出现的自己关注的信息，其中当然都是一些文章和网页的链接，所以如何处理这些链接便是最重要的。打开之后扫一遍，如果有用，便用Read It Later收集下来，准备抽空阅读；如果没用，关掉。如果大家不用Read It Later这个Firefox的插件的话，也可以在收藏夹中建立个to－do的文件夹，放入其中，定期阅读，或者加入美味，这些都好。
8. 每天清空你的邮件收件箱。这一点以前真的没觉得什么，知道上个月准备考试的过程中，将近半个月的Google Alert邮件都没有处理的时候，才发现有多么可怕，直到前两天才把那些邮件处理完成。如果你每天收到不少的邮件，那么一定要记得当天清空你的收件箱，否则……
9. 妥善使用Mailing List以及其他邮件提醒。相信很多朋友都和Hugh一样，加入了不少的mailing list，或者也在使用Google Group以及Google Alert的邮件提醒功能，这部分的邮件在Hugh看来需要不少的工作量。
   • 首先，尽量减少这样的邮件提醒，如果可能的话，定期到网页上去阅读Google Group中的话题，这是Hugh现在的办法。
   • 如果使用了邮件提醒，Hugh都会让邮件显示内容摘要，这样可以选择性的阅读，如果有的内容实在很好，输出全文也可以接受。
10. 使用邮件的标签以及过滤功能。这是很重要的一个方面，不仅gmail有这方面的支持，很多邮件客户端工具都有这些功能。善用这些功能，一方面，使你能够更有条理的管理邮件，使用一个邮箱同样可以达到原来多个邮箱的效果；另一方面，使你今后查找邮件更加方便，减少无谓的时间浪费。

Hugh同样也有个问题想请教大家，想知道大家对于pop3和imap的优劣能否谈论一些，这也是Hugh非常想了解的内容，抽空从网上学习一下。因为Hugh也知道Google不久前开始支持imap协议，Hugh当然了解什么是imap协议，只是听到很多朋友说到imap的优势，只是自己还没有完全领悟到，所以一直在使用pop3，大家能否谈谈自己的看法？同时希望上面的废话会有些用处，欢迎大家来讨论。

喜欢这篇文章吗? 通过RSS订阅了解最新的消息!

文章分类: 做时间的老板 | 标签: 如何, 建议, 时间管理