为学生准备的GTD系统-GTDCS介绍之一

作者: Hugh 在十月 2nd, 2007 发表

接触了很长时间的GTD，也从很多博客上面学到了不少东西。可是GTD系统是一个很庞大的东西，也许有些东西不适合我们，我们就需要根据自己的生活情况进行一些简单的调整。我想尤其是对于学生，或者说主要是大学生来说，让自己的学习生活更加富有条理性是很重要的，可是我们的生活内容也有其特别的地方，所以一套专门为学生准备的GTD系统可能更加有效。好了，说了这么长的废话，那么现在就隆重推出这个专门为学生改良优化过的的GTD系统──GTDCS(Getting Things Done for College Students)。阅读下面的内容不需要你对GTD有多少了解，但是可能会有助于你理解整个原理。

工具

工欲善其事，必先利其器。所以我们应该先了解一下实行GTDCS我们所需要的东西：

三个收集箱：电子邮件收件箱，一个实体收集箱（整理盒或者其他），你可以随身携带的笔记本（或者其他你所喜欢的电子产品，纸质产品）
日程表
Next action列表
Project列表
文件整理工具

对于2,3,4，可以通过很多电脑上面的软件来实现，比如Outlook或者iCal。对于5，一个简单的塑料整理盒，以及可以分类的文件夹就已经足够了。

收集

在GTDCS当中，和GTD一样，当新的事情(stuff)出现的时候，我们需要马上把它放入我们的三个收集箱之一。我们需要描述清楚在当前的情况下我们需要做的事情是什么。这其中包括了小的差事（去图书馆还书），即将面对的截止日期（下周的考试），脑袋里突然萌发的想法（组成一个校园乐队）。不要把工作和你的个人生活区别开来，所有的事情都是一样，我们需要把它们从大脑中整理出来。

对于邮件收集来说，你的电子邮件收件箱已经自动帮你完成了这份工作了。而你的实体收集箱可以用来收集象信件，需要阅读的文章，或者需要妥善保管的文件表格一类的东西。你的随身笔记本可以用来记录当你不在书桌附近时，脑中出现的任何想法，比如说课堂上布置的作业，同学临时通知你改变的讨论时间等等。

处理

在GTDCS当中，对于收集箱中的事项的处理和GTD当中几乎是一样的；唯一的不同在于我们忽略了某些选项（比如说委托给别人(delegate)，或者更复杂的备忘录(Ticker)，这些和学生的关系并不是很大）。具体的来说，当你处理某个收集箱种的一条事项的时候，遵循下面的步骤：

决定这件事情是否需要做，如果不需要就马上丢弃，或者如果你需要继续做的话，那么把它归档。
判断这个事情所需要采取的行动(action), 如果你需要很多行动的话，那么找出你需要实施的第一个行动，然后将这件事请当做project放入你的project列表当中。如果这个行动可以在两分钟之类完成，那么马上完成。
如果这个行动有一个截止日期的话，那么把这个日期记录在你的日程表里面。
把这个行动放入你的下一步行动(Next Action)列表。

回顾

在GTDCS中，回顾所有的stuff也是需要三个阶段：每日回顾，每周回顾和整体回顾。我们来看看在这三个不同的阶段当中GTDCS和GTD的区别在哪里：

每日回顾

每天我们需要处理收集箱里面的事项，回顾日程表上面有相关时间的任务，浏览你的下一步行动列表，以及找到你需要做出的行动。每天对于这些内容的更新是保证我们的整套系统有效的必要手段。

学生和工作中的人的一个很大的区别就是，对于学生来说没有所谓的规定好的工作日。所以我们可以利用每日回顾，将我们每天当中的一段时间指定为我们的“工作时间”。在这段时间当中，我们需要遵循GTD系统的过程来帮助我们决定我们需要完成的行动。具体的来说就是下面的步骤：

查看你的日程表，查看那些有特定时间限制的行动。如果有的话，先把这些行动完成。
如果没有，就查看你的下一步行动列表找出一件事情开始行动。

我们应当把这个“工作时间”当成工作日一样来对待，除了工作之外什么都不要干。这样做的回报就是在这一天的其他时间你可以做其他你想做的任何事情了，可以完完全全的解放出来。

那么我们需要指定多长的时间作为自己的“工作时间”呢？一般的原则是把你需要完成那些有特定时间限制的行动加起来，然后在加上一个小时的时间就可以了。多出来的一个小时，主要是以备有什么特殊情况发生，你也可以利用这一个小时的时间来处理你的下一步行动列表，进行一些回顾。但是，如果在你的日程表上面没有这种特定时间的行动，那么说明你有个很轻松的一天。这就是学生生活比工作要好的多的地方。还有一些情况，有的时候可能会有一大堆事情的截止日期挤到了一起，那么你可能会发现你所有醒着的时间都会成为”工作时间“，这就是学生生活有时候很糟的地方，屋漏偏逢连夜雨！这个时候，你需要分配好时间，你什么时候工作，什么时候休息都要分配好。这样你才可以更加精力充沛，充满效率，毫无担忧的工作。根据我的经验来说，将休息时间和学习时间严格分离开来是避免学习压力的必要的条件，否则你在休息的时候可能会觉得内疚，自责，甚至看到别的同学在学习你会觉得自己怎么可以这样堕落！

一旦你决定了你的”工作时间“是多少之后，你必须决定你应该用那段时间来作为自己的工作时间。其实这个步骤也很简单：

把你一天醒着的时间做一个列表。
划掉那些你吃饭，上课，会议，讨论等的时间段。
把剩下的你可以利用的时间标识成”工作时间“。从早上到晚上，直到你标识的时间综合已经达到了你需要的时间为止。

这样就会使得你一天的时间都挤在了一起，象很多人做计划时一样，会导致你不停的在不同的事情当中奔波，这样往往会影响你的工作效率和积极性。那么适当调整这个时间安排，在大概每50分钟之后留出点休息时间，或者其他的办法都不错。而且有人会喜欢把所有的事情都放在晚上去做，可是我并不认为这样做很好，我始终觉得人在白天的精力更加充沛，所以效率也会高一些。而且你并不象你想像的那样在晚上有那么多的时间，毕竟在晚上更容易走神，疲劳，也就无形中减少了你真正利用起来的时间。所以在你选择自己的工作时间的时候，一定要从早上开始安排，晚上是用来休息的，不要把晚上的时间都放在书桌胖旁，图书馆。

（未完待续）

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